Genomlysning / granskning av den kommunala organisationen

Västerby 2019-01-07

Genomlysning av den kommunala organisationen

Genomlysning av den kommunala organisationen

Sammanfattning

Vår kommun hamnar långt ned i många undersökningar och invånare uttrycker missnöje. Förhållandevis många kommunanställda är sjukskrivna och det finns ett stort behov av en långsiktig förvaltningsstrategi för kommunens fastigheter. Vi vill därför genomlysa den kommunala organisationen för att finna orsakerna.

Vi vill att genomlysningen ska vara opolitisk och ledas av en extern, erfaren projektledare som rapporterar till nuvarande kommundirektör. Samtliga politiska partier ska stå bakom genomlysningen och den måste samordnas med rekryteringen av en ny kommundirektör eftersom nuvarande snart går i pension. Den nya kommundirektörens uppdrag blir att genomföra nödvändiga förändringar.

Vi vill att genomlysningen inledningsvis endast avser förvaltningsorganisationen eftersom en ny politisk vision inte är formulerad. Genomlysningen börjar med att sammanställa alla utredningar som redan har gjorts och följa upp rekommendationerna från dessa.

Bakgrund

Vår kommun uppvisar svaga resultat jämfört med andra kommuner i flera mätningar. Skolresultatet är dåligt och varierar dessutom mycket mellan skolorna. Statistiska centralbyråns medborgarundersökningar visar att invånarna är mindre nöjda i genomsnitt än vad andra kommuninvånare är. Vår kommun placerar sig även dåligt i rankingar av företagsklimatet.

Kommunorganisationen har problem med hög sjukfrånvaro på flera arbetsplatser. Det finns även exempel på arbetsplatser med bristande arbetsmiljö och det finns utredningar som pekar på problem med styrning och ledning.

Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, har genomfört en analys av kommunens ekonomiska situation. Analysen visar att delar av kommunens verksamhet är kostnadseffektiv, främst äldreomsorgen, men att kostnaderna kommer att öka kraftigt de kommande åren.

Det finns också ett stort investeringsbehov när det gäller kommunens fastigheter som t.ex. förskolor, skolor och äldreboenden. Detta som en följd av den förväntade befolkningsökningen och det befintliga beståndets krav på upprustning.

Syfte och mål

En genomlysning av förvaltningsorganisationen ska fastställa styrkor och svagheter samt behovet av förändringar/kompletteringar som behövs för att vår kommun i framtiden skall kunna upplevas som ett föredöme avseende kompetens, effektivitet och där personalen trivs.

Den svenska förvaltningsmodellen

Enligt klassisk svensk offentlig förvaltningsmodell beslutar den politiska organisationen, dvs. politiken, om kommunens inkomster (skatter, avgifter m.m.) samt VAD dessa pengar skall användas till. Målen för verksamheten återfinns i kommunens långtidssplan och årliga budgetar. Kommunens förvaltningsorganisation, dvs. förvaltningen, verkställer av politiken fattade beslut och ansvarar för HUR detta går till. Målen inom ramen för detta ansvar är opolitiska och handlar om kompetens, professionalism och effektivitet.

Politisk organisation

Den politiska organisationen (nämnder m.m.) utformas så att den ger bästa möjliga stöd för den målbild som finns i vår kommuns långtidsplan. Den nya politiska ledningen i vår kommun har ännu inte lagt en långtidsplan varför genomlysningen av den politiska organisationen kan ske först när en ny långtidsplan är beslutad.

Förvaltningsorganisationen

Målet för förvaltningsorganisationen måste vara att ha tjänstepersoner med hög kompetens och kostnadseffektiv hantering av ärenden. Ansvaret och befogenheterna att utforma förvaltningsorganisationen ligger hos kommundirektören. Bestående kulturförändringar inom större organisationer är ett tungt och långsiktigt arbete som tar 4-5 år och kräver en tydlig ledare. Konsekvensen av att påbörja en större kulturförändring utan att samtidigt ha säkerställt rätt ledare för omvandlingen är ett högriskprojekt som kan göra mer skada än nytta i organisationen. Vårt förslag är att kommande rekrytering av ny kommundirektör görs med ovanstående i åtanke.

Genomlysning av förvaltningsorganisationen

Målet med en genomlysning av förvaltningsorganisationen skall vara att fastställa styrkor och svagheter i nuvarande organisation samt det behov av förändringar/kompletteringar som behövs för att den i framtiden skall kunna rankas som tillhörig den övre kvartilen av svenska kommuner med avseende på kompetens och effektivitet. Under de senaste åren har det kommit många signaler om att vår kommuns förvaltningsorganisation i vissa delar inte mår bra. För detta har man tillsatt ett flertal utredningar som kommit med omfattande rekommendationer till förbättringar, men en helhetsbild saknas. Vårt förslag är att börja genomlysningen med att sammanställa de senaste årens utredningar och följa upp genomförandet av redan gjorda rekommendationer.

Vision för förvaltningsorganisationen

Vi bedömer det viktigt att skapa en vision för förvaltningsorganisationen och att det råder politisk enighet om den;

      “Anställda i vår kommunala förvaltningsorganisation är stolta och lyckliga över sina arbeten och rekommenderar gärna nära vänner att söka jobb där då de är väl medvetna om att vår kommun i objektiva termer rankas som tillhörig den övre kvartilen i kommunal kompetens och effektivitet”      

Vi utgår från att enade politiker över partigränser lyckas rekrytera en kommundirektör kapabel att genomföra visionen samt givit hen mandat att genomföra densamma. Som underlag för genomförandet tillhandahåller man bl.a. den gjorda genomlysningen / granskningen.

Vårt förslag

Genomlysningen av förvaltningsorganisationen skall vara opolitisk och hanteras som en ”försvarsöverenskommelse”, d.v.s. samtliga politiska partier ska stå bakom den.

Utan genomförandekapacitet för förändringar på plats är det ingen idé att “röra om i grytan”. Börja därför med att sammanställa alla gjorda utredningar och följ upp gjorda rekommendationer. Påbörja rekryteringen av efterträdaren till nuvarande kommundirektör som snart går i pension. Efterträdaren skall ha kapacitet att driva igenom “visionen för förvaltningsorganisationen”.

Projektledaren för genomlysningen av förvaltningen skall vara en opolitisk, extern och erfaren utredare som rapporterar till nuvarande kommundirektör. Uppdragsgivare är kommunstyrelsen, KS, representerad genom en styrgrupp av valda politiker. En opolitisk referensgrupp av fack- och sakkunniga bistår projektledaren.

Vi vill avvakta med genomlysningen av den politiska organisationen tills en ny långtidsplan beslutats.

Föreslagen projektorganisation