Sorundanets förslag / utkast 2019-02-11

Projektdirektiv extern genomlysning av förvaltningsorganisation

Sammanfattning

Vår kommun hamnar långt ned i många undersökningar och invånare uttrycker missnöje. Det är höga sjuktal¹ och det finns ett stort behov av en långsiktig förvaltningsstrategi för kommunens fastigheter.

Ett förändringsarbete har inletts. Rekryteringen av en ny kommundirektör har påbörjats och det är viktigt att de utmaningar som finns beaktas i rekryteringsprocessen och att genomförandet av önskade förändringar blir en viktig del av det uppdrag som den tillträdande kommundirektören får.

För att uppnå bredast möjliga politiska stöd och få trovärdighet hos kommuninvånarna är det viktigt att genomlysningen / kartläggningen av nuvarande förvaltningsorganisation görs av en extern, oberoende och professionell kraft samt att det sker skyndsamt.

Bakgrund

Vår kommun uppvisar svaga resultat jämfört med andra kommuner i flera mätningar. Skolresultatet är dåligt och varierar dessutom mycket mellan skolorna . Statistiska centralbyråns medborgarundersökningar visar att² invånarna är mindre nöjda i genomsnitt än vad andra kommuninvånare är. Vår kommun placerar sig även³ dåligt i rankingar av företagsklimatet.⁴

Kommunorganisationen har även problem med hög sjukfrånvaro på flera arbetsplatser. Det finns även⁵ exempel på arbetsplatser med bristande arbetsmiljö och det finns utredningar som pekar på problem med⁶ styrning och ledning.^{7, 8}

Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, har genomfört en analys av kommunens ekonomiska situation. Analysen visar att delar av kommunens verksamhet är kostnadseffektiv, främst äldreomsorgen, men att kostnaderna kommer att öka kraftigt de kommande åren. Det finns också ett stort investeringsbehov när det⁹ gäller kommunens fastigheter som t.ex. förskolor, skolor och äldreboenden. Detta som en följd av den förväntade befolkningsökningen och det befintliga beståndets krav på upprustning.

Syfte och mål

Syftet är att ta fram diagnostiskt material som kan ligga till grund för kommunledningen i byggandet av en kompetent, effektiv, stolt och välmående förvaltningsorganisation av klassisk svensk opartisk modell, samt att ge stöd till det förbättringsarbete som nuvarande kommundirektör har inlett.

Målet är en rapport som tydligt pekar ut utmaningar / förbättringsområden med avseende på den önskade förvaltningsmodellen samt klarlägger rollfördelningen mellan den politiska organisationen och förvaltningen.

Nuvarande kommundirektör går i pension den 31/12-2019 och det är därför viktigt att slutsatserna i rapporten kan ingå i kravprofilen vid rekryteringen av hans efterträdare.

Uppdrag

Genomlysningen ska ta sin utgångspunkt i befintliga utredningar vilka sammanställs,¹⁰ följs upp och utvärderas. Utifrån detta väljs en metod där en mer detaljerad genomlysning sker av identifierade problemområden (t.ex. informella strukturer och kompetensbrist). Därtill görs mera generella övergripande bedömningar samt säkerställande av framkomna resultat.

Projektorganisationen

Projektet organiseras enligt nedanstående skiss där

• Kommunstyrelsen är beställare / styrgrupp
• Projektägare är kommundirektören
• Ledningsgrupp är förvaltningschefer och andra nyckelpersoner utsedda av kommundirektören
• Referensgrupp är fackliga representanter och utomstående sakkunniga
• Projektledare är en extern, erfaren och opartisk konsult
• Projektledaren kan delegera vissa uppgifter till “Delprojektledare” vilka kan vara interna resurser.

Tidplan

Aktivitet	Ansvarig	Tidpunkt
Utredningen initieras (utredningsdirektivet godkänns)	Kommunstyrelsen	februari
Inläsning samt förberedande arbete	Projektledare	mars
Projektplan för godkännande av Styrgruppen och beställare	Projektledare	slutet mars
Intervjuer samt bearbetning av skriftligt material	Projektledare	april-maj
Delrapportering till kommunstyrelsen om huvudsakliga slutsatser	Projektledare	maj & löpande
Författande av utredningsrapport	Projektledare	juni
Kommunstyrelsen tar ställning till utredningsrapport	Kommunstyrelsen	aug-sept

Budget

Budget för extern projektledare är ca 500 000 kr. Kostnad för interna resurser / kostnader ingår ej i budgeten.

---

¹ Nynäshamns kommuns årsredovisning 2017

² PM – Betyg i grundskolans årskurs 9 höstterminen 2017, 2018-01-10, Nynäshamns kommun

³ SCB:s medborgarundersökning – hösten 2017, Nynäshamns kommun, Statistiska centralbyrån

⁴ Svenskt näringslivs webbplats om företagsklimat, https://www.foretagsklimat.se/nynashamn/ranking (2018-12-21)

⁵ Nynäshamns kommuns årsredovisning 2017

⁶ Psykosocial kartläggning inom Sorunda rektorsområde, 2016-01-25, Avonova Hälsa AB

⁷ Granskning av partsmodellen och arbetsrättsliga procedurer i Nynäshamns kommun, 2016-11-09, Nynäshamns kommun

⁸ Rapport – Kartläggning Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSF) Nynäshamns kommun, Gestaltpartner

⁹ Analysgruppens presentation, Nynäshamns kommun, Sveriges kommuner och landsting

¹⁰ T.ex. Kartläggning Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSF), Granskning av partsmodellen och arbetsrättsliga procedurer i Nynäshamns kommun, Psykosocial kartläggning inom Sorunda rektorsområde, Översyn av stödfunktionernas uppdrag, funktion och ansvar, Folkhälsoprojektet “Jaget, laget och uppdraget”, Medarbetarundersökningen 2018